+7 (499)  938-47-64 Москва +7 (812)  467-32-58 СПб

Офис многое расскажет о компании и ее развитии в области ведения бизнеса. Не всем под силу арендовать помещение в элитном бизнес-центре, потому многие, особенно маленькие организации ищут альтернативу. В этой статье о том, как правильно выбрать помещение и какие требования к ним предъявляются.

Для решения вашей проблемы ПРЯМО СЕЙЧАС получите
бесплатную консультацию:
+7 (812) 467-32-58 Санкт-Петербург

Показать содержание

Законодательные требования

Законодательством установлены требования не только к освещенности и температуре, существуют стандарты по количеству работников на площадь помещения, учитывается при этом наличие компьютеров. Вот основные законы, содержащие нормы по требованиям к офисным помещениям:

  • Трудовой кодекс РФ.
  • Кодекс РФ об административных правонарушениях.
  • СНиП 2.09.04-87 «Административные и бытовые здания» содержит нормы закона о требованиях выдвигаемых при строительстве зданий.
  • СанПин 2.2.4.548-96 «Гигиенические требования к микроклимату производственных помещений».
  • СанПин 2.2.0.555-96 «Гигиенические требования к условиям труда женщин».
  • СанПин 2.2.2/2.4.1340-03 содержит санитарно-эпидемиологические нормы и правила.
  • СанПин 2.2.2.1332-03 вносит разъяснения в санитарные нормативы.
  • «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы» утверждено 30.05.2003 Главным государственным санитарным врачом РФ (СанПин 2.2.2/2.4.1340-03).
  • Гигиенические требования к организации работы на копировально-множительной технике» регулируется постановлением № 107 от 30.05.2003 Главного государственного санитарного врача РФ.
  • СанПин 2.2.4.3359-16 «Санитарно-эпидемиологические требования к физическим факторам на рабочих местах».
Нарушения работодателей регулируются КоАП РФ ч. 1 ст. 5.27.1, в которой сказано, что должностные лица и ИП понесут наказание за несоблюдение норм на первый раз в виде предупреждения или штрафа в размере до 5000 рублей, а организации до 80000 рублей.

При повторном нарушении:

  1. Должностные лица оплатят штраф до 40000 рублей или будут дисквалифицированы на срок до трех лет.
  2. Индивидуальные предприниматели оплатят штраф также до 40000 рублей или придется выполнить административное приостановление деятельности до 90 дней.
  3. Организации получат штраф до 200000 рублей или приостановку деятельности до 90 дней.

Кроме того, офисные помещения должны соответствовать нормам пожарной безопасности, а все сотрудники обязаны пройти противопожарный инструктаж. Освещение в помещении, уровень шума и даже наличие рабочего туалета – все это регулируется законодательными актами или разъясняется на информационном портале Роструда «Онлайнинспекция.РФ».

Можно ли снимать жилое помещение?

Снимать под офис жилое помещение не запрещено, но следует помнить, что соблюдение правил ст. 17 ЖК РФ обязательно. Нахождение в помещении должно быть подтверждено регистрацией по этому адресу, наличием родства с владельцем или договором аренды. Стоит помнить, деятельность не должна вызывать у соседей недовольства, создавать им различные неудобства. В противном случае суд будет на стороне жильцов и офис придется освободить.

Допустимо ли снять офисное помещение физлицу?

Физическое лицо имеет полное право арендовать под свои нужды офисное помещение. Разъяснения есть в ст. 606 ГК РФ, где говорится только о необходимости внесения арендной платы.

Статья 606 ГК РФ. Договор аренды

По договору аренды (имущественного найма) арендодатель (наймодатель) обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование.

Плоды, продукция и доходы, полученные арендатором в результате использования арендованного имущества в соответствии с договором, являются его собственностью.

Есть небольшие ограничения сроку договора, а именно:

  • Договор заключен на срок меньше года, тогда согласно п. 1 ст. 433 ГК РФ он не подлежит госрегистрации и считается заключенным с момента подписания.
  • Договор заключен более чем на год, тогда обязательна государственная регистрация, в соответствии со ст. 651 ГК РФ, заключенным считается со дня регистрации.

В таком случае, физическому лицу проще заключать договора на короткие сроки и своевременно их продлевать.

      

Как быстро сдать в аренду?

Чтобы быстро найти арендатора, нужно воспользоваться сразу несколькими способами информирования предпринимателей:

  1. Агентства недвижимости. Желательно не заключать ни с кем эксклюзивный договор. Такое подписание приведет к тому, что, не найдя клиентов по своей базе, брокер просто будет сидеть сложа руки и никого искать не будет. Чтобы воспользоваться их услугами, достаточно разослать коммерческое предложение всем, кто найдется, с указанием вознаграждения. Чаще стоимость услуг агентства не превышает 50% от месячной оплаты аренды.
  2. Интернет. Тут может быть контекстная реклама, дающая хорошие результаты, важно в тексте указывать площадь, место и цену. Бесплатные доски объявлений можно заполнить за один день, платными можно воспользоваться на свое усмотрение, но отдача от них мала, а потому не имеет смысла дополнительно вкладывать деньги. Целевая рассылка тоже может дать результат.
  3. Наружная реклама на фасаде здания. Можно разместить рекламу на окне, это будет бесплатно.
  4. Реклама в печатных изданиях постепенно уходит в прошлое, но в небольших городах все еще популярна.

Бывает, что на одно помещение появляется сразу несколько желающих, в таких случаях придется делать выбор. Лучше руководствоваться такими факторами:

  • Возраст организации и ее надежность, наличие бренда.
  • Соответствие бизнеса предлагаемому помещению.
  • Срок аренды.
  • Платежеспособность.
  • Причина, по которым фирма переезжает.
  • Адекватность руководителей.
  • Возможность повышения ликвидности помещения.

Обязательно встанет вопрос, сколько же стоит аренда одного квадратного метра в предлагаемом помещении. Можно выбрать два пути – максимальная ставка или стабильный доход. В любом случае, для начала придется изучить рынок и выявить цену, по которой предлагается недвижимость в этом районе.

Стоит помнить, что часто цены в объявлениях намного выше, чем в результате прописываются в договорах. От стоимости будет зависеть и скорость появления арендатора.

Сравните помещения по классификации, которая включает наличие парковки, класс здания, наличие питания внутри или снаружи здания, планировку, инфраструктуру, дизайн помещений. Изначально низкую цену лучше не ставить, это может спугнуть потенциального арендатора.

Как быстро арендовать?

Можно либо постараться самостоятельно найти помещение, либо обратиться к посредникам. При самостоятельном поиске следует прогуляться по выбранному району, посетить офисные центры и поинтересоваться о наличии свободных помещений под аренду. Случается, что помещение освободится через неделю и объявление еще не дали, так можно найти офис, которого еще нет ни в одном объявлении. Можно поискать на сайтах объявлений.

Посредники не возьмут плату за услуги, так как обычно ее оплачивают арендодатели, но работают они с крупными бизнес-центрами и предлагают варианты по рыночной цене. Тут не получиться сэкономить.

Всегда стоит обращать внимание не только на помещение, но и на самого арендатора, проверить его адекватность можно, спросив у будущих соседей, других арендаторов или у тех, кто съехал.

Выбор места

Как выбирать, какое же офисное помещение лучше и на что обратить внимание? При осмотре помещения обязательно нужно обратить внимание на:

  • Углы и стены: если там окажется трещина, а договор уже подписан, то это будет проблемой арендатора.
  • Качество сантехники, наличие воды, теплая она или холодная. При обнаружении неисправностей следует просить их исправить до подписания договора.
  • Работоспособность кондиционеров, нет ли запаха. Иначе все пыльное оборудование придется чистить самостоятельно.

Любая связь тоже подлежит проверке. Wi-Fi стоит проверить на телефоне и ноутбуке, запустить проверку скорости. Телефон городской связи можно проверить, позвонив на свой мобильный. Если связи нет, то она может и не появиться. С интернетом тоже нужно быть осторожнее, предложение о помощи в подключении следует проверить, рыночные цены могут быть гораздо ниже.

Бывает, что стоимость аренды очень низкая, но за счет дополнительных услуг она вырастает в разы, стоит поинтересоваться:

  1. Наличием коридорного коэффициента – оплата коридора и фойе.
  2. Как производится оплата коммунальных услуг. Хорошо, когда оплата производится по счетчику.
  3. Наличие парковки не только для сотрудников, но и для гостей.
  4. Как работает охрана офиса: как пропускаются гости, до какого времени можно находиться в помещениях, а если есть турникет, то сколько стоят ключи для сотрудников.
  5. Как производится уборка и можно ли делать ее самостоятельно (часто за уборку помещений берется большая оплата).
  6. Возможность арендных каникул на время ремонта. В этот период не оплачивается аренда, но производится ремонт офиса, что позволит въехать в чистое помещение и часто экономит деньги.
Не всегда арендодатель соглашается убрать оплату за какие-либо услуги, но, узнав о них, можно попробовать сбить цену аренды, часто это доходит до 10% от стоимости.

Пошаговая инструкция заключения договора

Перед оформлением договора арендатору и арендодателю стоит составить письмо о намерениях. Арендатор будет уверен, что помещение никому не отдадут, а арендодатель имеет право попросить залог под расписку в качестве гарантии, что арендатор не исчезнет.

      

Необходимые документы

Арендодатель при себе должен иметь правоустанавливающие документы или договор, в котором должно быть указано, что ему не запрещено сдавать помещение в субаренду; технический или кадастровый паспорт, в котором указана действительная площадь помещения.

Арендатору следует при себе иметь:

  • Выписка из ЕГРЮЛ (ЕГРИП) давностью не более 4 месяцев.
  • Копия свидетельства о регистрации.
  • Копия свидетельства о постановке на учет.
  • Реквизиты (банковские и почтовые).
  • ИНН, ОГРН, КПП.
  • Копия паспорта владельца организации.
  • Копия документа, подтверждающего полномочия.

Все документы, предоставленные в копиях, должны быть заверены печатями.

Составление договора

Договор, как правило, составляет арендодатель, а потому арендатору следует его для начала взять на сутки и перечитать. В договоре аренды офиса должны быть четко прописаны все пункты, стоимость дополнительных услуг, срок действия и возможность продления.

Арендатору стоит обратить внимание на наличие пункта об индексации стоимости аренды. Договора, заключенные на длительный срок, часто фиксируют цену на весь период. Обязательно прописываются условия, как арендатор будет съезжать, за какой период нужно уведомить арендодателя, когда вернется залог и прочее.

Акт приемки помещения должен содержать все его недостатки, чтобы потом не возникло конфликта и арендатору не пришлось платить за это.

Сдача правом выкупа

Можно заключить договор аренды можно сразу с правом выкупа или составить позже доп. соглашение. Несмотря на заключенный договор, арендатор имеет право помещение не выкупать, принуждение к выкупу является незаконным, даже если условия прописаны в договоре.

В договоре должны быть прописаны все характеристики объекта, а также сроки, когда арендатор вступает в свои права собственности: до того, как истечет срок действия договора, или после. Оформление купли-продажи должно быть зарегистрировано в Росреестре, а потому все условия следует прописать заранее. По отношению к стоимости помещения следует указать:

  1. Арендная плата входит в цену выкупа или нет.
  2. Выкупная цена фиксированная или нет.
  3. Индексируется цена или нет.

В остальном договор имеет стандартный вид.

Регистрация

Если договор составлен на период менее 1 года, то он не подлежит регистрации в Росреестре, если длительность договора больше, то регистрация обязательна. Чаще по условиям договора стоимость регистрации распределяется равными частями на арендатора и арендодателя.

      

Возможные сроки

Аренда помещения может быть долгосрочная или краткосрочная. В договоре аренды условия полностью прописаны и зафиксированы. Часто предприниматели выбирают краткосрочный вариант, так как он не предусматривает обязательной государственной регистрации. При этом лучше прописать возможность пролонгации в одном из пунктов соглашения.

Долгосрочные договора обязательны к регистрации, их преимущество заключается в фиксированной ставке за аренду, что достаточно выгодно для арендатора, арендодатель при этом уверен, что помещение занято и приносит стабильно прибыль.

Учет и бухгалтерские проводки

Аренду помещения необходимо отразить в бухгалтерских документах. Арендодатель должен будет отразить передачу в аналитическом счете 01 «Основные средства» и в забалансовом 011 «Основные средства, сданные в аренду».

Д-т 01 Основные средства, сданные в аренду – К-т 01 «Собственные основные средства», а также Д-т 011.

К каким расходам относится аренда офисных помещений? В зависимости от политики арендатора, платежи учитываются на счете 90 «Продажи» или на счете 91 «Прочие доходы и расходы». Таким образом при будущей оплате:

  • Д-т 76 К-т 90 (91) — начислена арендной платы;
  • Д-т 90 (91) К-т 68 (76) — начисление НДС от суммы;
  • Д-т 51 К-т 76 — поступление средств.

Проводка предварительной оплаты:

  • Д-т 51 К-т 98 — поступление средств;
  • Д-т 76 — сумма НДС, подлежит возмещению из бюджета, К-т 68 — начисление НДС от суммы;
  • Д-т 68 К-т 51 – уплата НДС в бюджет;
  • Д-т 98 К-т 90 (91) — арендная оплата в доходах;
  • Д-т 90 (91) К-т 68 — начисление НДС на доход;
  • Д-т 68 К-т 76 – НДС предъявленный к вычету.

Коммунальные услуги отражаются на счетах 90 или 91, в зависимости от политики предприятия.

Если аренда оформлена с возможностью выкупа и поступают платежи по части выкупной стоимости, то отражение в бухгалтерском учете будет:

  • Д-т 51 К-т 76 «Расчеты по выкупу сданного в аренду имущества»;
  • Д-т 76 К-т 68 начисление НДС подлежащего уплате в бюджет;
  • Д-т 02 К-т 01 «Выбытие основных средств»;
  • Д-т 01 К-т 01 списывается начальная стоимость;
  • Д-т 91 К-т 01 списывается остаточная стоимость;
  • Д-т 91 К-т 99 отражается финансовый результат от реализации.

Арендатор также должен учитывать арендные платежи в своем учете. Оплата за прошедший период отразится так:

  • Д-т 20, 26, 44 К-т 76 начисляется аренда без НДС;
  • Д-т 19 К-т 76 начисляется НДС;
  • Д-т 76 К-т 51 проведена оплата аренды;
  • Д-т 68 К-т 19 НДС предъявлен к вычету.

Выполнение ремонта в арендованном офисе отражается: Д-т 20, 26, 44 К-т 10, 70, 69 в случае ремонта своими силами.

Если ремонт выполняют сторонние организации, тогда:

  • Д-т 20, 26, 44 К-т 60 ремонт без НДС;
  • Д-т 19 К-т 60 сумма НДС;
  • Д-т 60 К-т 51 сумма, оплаченная подрядчику;
  • Д-т 68 К-т 19 НДС, предъявленный к вычету.

При выкупе арендованного помещения, бухгалтерские счета отразят следующее:

  • Д-т 76 «Расчеты по выкупу арендованного имущества», К-т 51 перечисление средств по выкупу;
  • Д-т 68 К-т 19 предъявленный к вычету НДС.

Подводные камни и узкие места

Обязательно следует внимательно осмотреть и выявить все недостатки помещения, которые при случае могут быть предъявлены, как нарушения договора аренды. Например, незамеченная трещина в стене может послужить поводом если не для расторжения договора, то как минимум для требования ее ремонта и устранения.

Стоит проверить арендодателя на адекватность. Не стоит сразу подписывать документы, особенно если цена слишком занижена. Внимательное изучение документов и осмотр офиса помогут избежать неприятных ситуаций.

До подписания договора не следует производить в помещении ремонт. Любые манипуляции (даже окраска стен) должны быть зафиксированы актом и подписаны двумя сторонами.

Много помещений сдается в аренду и столько же желающих арендовать офис. Выбор большой, а потому не стоит спешить, лучше хорошо изучить спрос и предложения рынка и выбрать оптимальный вариант и по цене, и по стоимости.

Мы уже поняли что у вас ОСОБЕННАЯ проблема.
Звоните, будем решать:
+7 (499) 938-47-64Москва +7 (812) 467-32-58Санкт-Петербург

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

      
Звоните: +7 (499) 938-47-64 Все консультации бесплатны!
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных.

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: